Журнал учета работы автотранспорта

Содержание

Инструкция: заполняем журнал учета путевых листов

Подробно рассмотрим порядок оформления обязательного документа — журнала учета путевых листов. Заполним образец на конкретном примере.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов

Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.

О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.

Как вести журнал контроля технического состояния транспортных средств

БДД

Предприятия, в распоряжении которых имеются автотранспортные средства, вне зависимости от целей их использования (перевозка грузов или пассажиров), обязаны следить за техсостоянием АТС, исправностью всех узлов и агрегатов машин, что и фиксируется в специальном журнале предрейсового контроля.

В случае обнаружения неточностей и исправлений при ведении учета Ространс-надзор и другие надзорные ведомства применяют в отношении руководителя предприятия и ответственных лиц меры административного характера. А в случае невыполнения предписаний организации выписывают крупный штраф.

Именно поэтому контролер технического состояния ТС должен с особым вниманием подходить к ведению журнала, реквизиты которого закреплены официально.

По новым правилам журнал, учет технического осмотра транспортных средств в котором велся в соответствии с Приказом Минтранса №141 от 6.04.2017 года, больше недействителен. Новый документ ведомства под номером 296 с 2018 года устанавливает обязательные реквизиты для учета.

К тому же контролерам приходится соблюдать дополнительные межотраслевые правила по охране труда ПОТ Р М-008-99, чтобы не только составить бланк журнала верно, но и провести осмотр в соответствии со стандартами.

Инструкция: как заполнять журнал въезда-выезда транспорта

Журнал учета въезда и выезда автотранспорта — это документ, фиксирующий сведения о проезде транспортных средств на территорию предприятия и убытии с нее.

Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2021 году

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Как оформить журнал инструктажей водителей по безопасности движения: образец

Работник транспортной сферы, занимающийся перевозкой пассажиров или грузов, несет ответственность за их сохранность. Вводный инструктаж по БДД для водителей — образец того, как организация принимает меры для предотвращения несчастных случаев.

К тому же пункт 22 раздела III Приказа Минтранса № 7 от 15.01.2014 запрещает выпускать сотрудников на рейс без предварительной подготовки. Мы расскажем, как доказать, что такое мероприятие действительно проводилось. Вы научитесь заполнять журнал предрейсового инструктажа водителей, образец получите в конце этой статьи.

Перечень необходимых журналов по БДД на предприятии

БДД

Безопасность в автохозяйстве – важная составляющая деятельности организации. В связи с этим руководство автотранспортных компаний обязали проводить инструкта-жи по БДД. Лекции делятся на несколько видов, для каждой из них заводят отчетную документацию. Журналы по БДД на предприятии соответствуют конкретным требова-ниям.

В статье поговорим о том, какие журналы должен вести специалист по БДД, как их грамотно и верно заполнить, а также рассмотрим ответственность за неисполнение законодательно прописанных норм.

Форма ЭСМ-6. Журнал учета работы строительных машин (механизмов)

Журнал учета работы строительных машин применяют компании, чья деятельность связана с эксплуатацией автотранспортных средств, строительных машин и механизмов. Журнал используют как организации-заказчики техники (получающие транспорт по договору), так и организации, имеющие строительную технику на балансе. Как заполнять документ, разберемся в статье.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

Журнал учета путевых листов: обязательно ли вести его

Большинство организаций используют транспортные средства. Но эксплуатация транспорта сопряжена со значительными расходами, и их важно контролировать. Основным документом, подтверждающим расходы и передвижение автомобиля, является путевой лист. Это первичный документ, в котором отражаются подробные сведения о маршруте, грузе, пассажирах, водителе и транспортном средстве. Вести их учет следует в специальном журнале.

Впрочем, учреждение вправе вести ЖУ по этой необязательной форме № 8 либо нужно утвердить в учетной политике собственный вариант, который учитывает специфику деятельности организации.

В приказе № 52н об утверждении форм первичных документов и регистров бухучета, применяемых организациями государственного сектора, форма документа не указана.

Выполняя требования закона № 402-ФЗ о формах учета хозяйственных операций и условий приказа Минтранса № 152, определите форму и порядок заполнения в учетной политике.

Общие сведения о журнале учета движения путевых листов

Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.

Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.

О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.

ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).

Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.

Что такое – контроль технического состояния ТС

В соответствии с законодательством (на 2021 год), под контролем технического состояния понимают ряд последовательных мероприятий по осмотру ТС, в результате которых ответственное лицо делает заключение о безопасности автомобиля и допускает транспорт к работе (или не допускает).

Другими словами, специалист при помощи методов предрейсового контроля выявляет неисправность всех агрегатов и запчастей авто и на основании обязатель-ных стандартов (предельных норм) делает выводы о проверке – пригоден автотранспорт для обслуживания или нет.

По закону № 196-ФЗ все эксплуатируемые на предприятиях в РФ ТС подлежат автомобильному учету (ЮЛ, ИП). Его проводят только квалифицированные кадры в должностях ответственных за предрейсовый контроль и выпуск авто на линию. Без отметки о проведении осмотра ТС контролер не имеет право отправить водителя в рейс или на смену (п. 28 Приказ № 7).

Технический контроль состояния подразумевает осмотр:

  1. Внешнего вида авто на предмет поломок и мелких неисправностей.
  2. Комплектности оборудования, материалов, аптечек и т. д.
  3. Систем рулевого и тормозного управления, оптики, зажигания и других агрегатов.
  4. Показателей счетчиков и датчиков.
  5. Технических подсистем и узлов.

Данные проверки записываются в журнал технического состояния и выпуска на линию транспортных средств (скачать образец). Если неисправности, запрещающие эксплуатацию техники, не обнаружены, водитель и контролер ставят подписи в специальных графах. При поломках ТС направляют на ремонтный участок или автостанцию ТО с простановкой соответствующей записи.

Общая информация

ИП и организации, которые занимаются оказанием транспортных услуг или используют в своей работе транспорт, должны регистрировать выданные шоферам путевые листы в специальном журнале. Это сказано в п. 1 ст. 1 и п. 1 ст. 6 ФЗ от 8 ноября 2007 года №259-ФЗ, а также в п. 17 Приказа Минтранса от 18 сентября 2008 года №152.

Другие компании и ИП могут решать самостоятельно, вести им такой журнал или нет.

Назначение документа — следить за своевременностью выписывания и сдачи путевых листов, списания ГСМ, данные о которых были обозначены в переданных водителям путевых листах.

Для справки! Путевой лист дает водителю право управлять транспортным средством, фиксирует сведения о маршруте, расходе ГСМ. Его оформляют на рейс или смену (с 1 марта 2019 года). На месяц «открывать» документ запрещено.

Журнал движения путевых листов заводят на срок не больше 1 года. При надобности это время можно сократить до 1 месяца. Данные вносят обо всех путевых листах без исключений, в хронологическом порядке.

Ведение журнала ложится плечи работника, которого глава компании назначил для этого соответствующим приказом. Также это может быть сотрудник, в чьей должностной инструкции или трудовом договоре прописаны эти обязанности.

После того как журнал будет полностью заполнен, его сшивают и скрепляют подписью главы компании или уполномоченного на это работника. Хранить документ в организации нужно не менее 5 лет.

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе I приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368.

Документ вступил в силу с 01.01.2021. Основные нововведения:

  1. Путевой лист обязателен при любой эксплуатации автомобиля вне зависимости от вида и нюансов перевозки.
  2. Введен новый реквизит «Сведения о перевозке».
  3. Обязательно нужно указывать марку прицепа.
  4. Ответственное лицо обязано указывать время выезда ТС на линию и время его возвращения.

С 01.09.2021 путевые листы заполняются с учетом новых правил технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9.

Как заполнить путевой лист, пошагово рассказали эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в этой ветке можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Когда водителей положено инструктировать

Мы уже упоминали Приказ, который предписывает просвещать шоферов перед очередной рабочей сменой. Имеется в виду предрейсовый инструктаж для водителей (образец заполнения журнала мало чем отличается для других видов).

Этот же правовой акт рассказывает, что именно сотрудники должны узнать, и не только перед выездом. Всего существуют четыре вида таких мероприятий:

  1. Журнал вводного инструктажа по БДД — образец того, как предприятие соблюдает трудовое законодательство. В нем должны расписаться все вновь принимаемые на работу. Тем самым они подтвердят, что их ознакомили со спецификой труда в транспортной сфере.
  2. Предрейсовые могут проводиться ежедневно, если шофер возит детей или опасные грузы. Всем остальным достаточно пройти его перед первым выходом на новый маршрут.
  3. Сезонные повторяются дважды в год — весной и осенью. Они напоминают всем работникам (независимо от опыта и квалификации), как управлять транспортом в особо сложных погодных условиях.
  4. Специальные никогда не бывают запланированными. Они требуются при изменении законодательства или маршрутов, а также при террористической угрозе или ДТП с большим количеством жертв.

О том, как именно их проводить и какие темы освещать в каждом из рассмотренных случаев, подробно рассказывается в Положении № РД-200-РСФСР-12-0071-86-09. Оно действует с 1986 года и актуально до сих пор.

Зачем нужен журнал БДД на предприятии

Для снижения аварийности на дорогах страны и обеспечения безопасности населения в автотранспортных компаниях проводят обучающие лекции для шоферов. Занятия нужны даже в тех фирмах, в штате которых значится один водитель.

Журналы специалиста по БДД – это отчетная документация, подтверждаю-щая наличие положенных мероприятий в автотранспортной организации.

Документы предоставляют во время проверок уполномоченными органами. Также журналы по безопасности дорожного движения на предприятиях служат базой для составления квартальных и годовых отчетов, мониторинга общей ситуации, складывающейся в компании.

Кто его ведет

Заполнением журнала занимается сертифицированный инструктор по БДД, ответственный за проведение лекций (инженер по безопасности, главный по колонне). Он вносит всю необходимую информацию в большую часть документов. Исключение – журналы врачебных отчетов. За их ведение ответственен медицинский сотрудник.

Отметим, что каждая страница журнала должна быть пронумерована и скреплена официальной печатью организации. Штамп также ставят на задней стороне документа. Книги учета необходимо прошнуровывать.

Структура

Перечень необходимых журналов по БДД на предприятии

Отчетный документ представляет собой книгу, расчерченную на столбцы. В каждый из них заносят информацию, относящуюся к теме мероприятия.

Функции журнала

По записям в журнале можно выяснить, какие машины на каких строительных объектах работали и какое количество времени. На основании этого документа работникам, трудящимся на строительных машинах, начисляют заработную плату. Таким образом, функции журнала — учитывать показатели работы транспорта.

Путевые листы 2021: изменения

Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Сведения о перевозке . В путевом листе появился новый обязательный реквизит — в этой графе надо отметить вид сообщения и перевозки. Это указано в письме Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ. Виды перевозок в путевом листе 2021 года:

  • регулярная перевозка пассажиров и багажа,
  • перевозка пассажиров и багажа по заказу,
  • организованная перевозка группы детей,
  • перевозка пассажиров и багажа легковым такси,
  • перевозка грузов,
  • перевозка для собственных нужд.

Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.

Медосмотр и техконтроль . После проверки, если неполадок нет, ответственный сотрудник должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен».

По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».

Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.

Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов

Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:

Журнал состоит из двух частей:

  1. Титульный лист, на котором прописывается наименование организации или ИП, код по ОКПО, а также период, за который заполняется журнал.
  2. Табличная часть, в которой указываются:
  • номер путевого листа и дата его выдачи;
  • данные водителя и его табельный номер;
  • гаражный номер автомобиля;
  • подписи лиц, ответственных за ведение журнала:
    • водителя — о получении путевого листа;
    • диспетчера (сотрудника, выполняющего его функции) — о получении документов от водителя;
    • бухгалтера — о проверке и принятии путевого листа к учету.

    Также при необходимости делается примечание.

    В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

    Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.

    Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.

    Эксперты КонсультантПлюс подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.

    О форме ЭСМ-6

    Бланк был создан и введен в работу постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года №78. До конца 2012 года эта унифицированная форма, как и остальные, была обязательной к применению. В начала 2013 года ситуация изменилась — формы стали рекомендованными, по информации Минфина России №ПЗ-10/2012. Организации могут работать с бланками, которые они составили самостоятельно в целях удобства, а могут использовать унифицированные. Любой свой выбор надо зафиксировать в учетной политике компании.

    Унифицированные формы по-прежнему широко применяются, поскольку они имеют все необходимые графы и привычны сотрудникам проверяющих ведомств.

    Важно! При выборе собственных форм надо помнить, что они должны включать в себя ряд обязательных реквизитов. Их всего 7, и перечислены они в ФЗ №402 от 6 декабря 2011 года (п. 2 ст. 9).

    По какой форме его надо вести

    Законодательно единой формы журнала при выезде автомобиля 2020 г. не закреплено. Организация разрабатывает собственный бланк с необходимыми графами и ведет его в удобном формате — в печатном или электронном виде.

    Рекомендуем обязательно включить следующие графы:

    • дату и время въезда-выезда;
    • марку, модель машины;
    • номер путевого листа и госномер ТС;
    • Ф. И. О. водителя автомобиля;
    • цель поездки;
    • сведения о должностном лице, выпустившем ТС с территории (впустившем машину на территорию).

    Субъект хозяйствования может дополнить эти позиции по своему усмотрению.

    Если документ ведется в печатном виде, его необходимо пронумеровать, прошить и скрепить печатью.

    При оформлении ориентируйтесь на внутренние нормативы организации и локальные акты, регламентирующие правила его ведения (при наличии).

    Учет расхода ГСМ в путевом листе

    Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

    Если же обратиться к приказу Минтранса № 368, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

    Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

    Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

    Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

    Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:

    Правила заполнения журнала инструктажа по безопасности движения

    Унифицированной формы законодательство не предусматривает. Удобнее всего вести его в табличной форме со следующими столбцами:

    • дата проведения;
    • Ф.И.О. шофера;
    • марка и номер транспортного средства, на котором он работает;
    • тема или краткое содержание мероприятия;
    • Ф.И.О. ведущего;
    • подпись инструктора;
    • подпись инструктируемого.

    Последний столбец имеет особое значение. Именно он является доказательством того, что конкретный сотрудник получил информацию, необходимую для допуска к работе.

    Образец заполнения журнала учета предрейсового инструктажа водителей может на один-два столбца отличаться от регистра первичных бесед. Так, в последнем не нужно указывать тему (она для всех едина). Зато следует упомянуть, в какое подразделение направляется шофер, с которым заключается трудовой договор.

    Порядок учета

    Форму путевого листка, как и ЖУ, можно разработать и утвердить самостоятельно либо применять утвержденную постановлением № 78. Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

    1. Название документа.
    2. Номер документа в хронологическом порядке.
    3. Срок действия.
    4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
    5. Тип и модель автомобиля.
    6. Государственный регистрационный знак авто.
    7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
    8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
    9. Подпись и Ф.И.О. ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
    10. Ф.И.О. водителя.
    11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
    12. Штамп, подпись и Ф.И.О. медработника, который провел медицинский осмотр.
    13. Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
    14. Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

    Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

    ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

    Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2020 году».

    Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году

    Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.

    Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:

    • Наименование, номер и вид ТС. Например, «Путевой лист легкового автомобиля № 322».
    • Срок действия документа. Здесь надо написать период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.
    • Информацию о перевозке — сведения о виде перевозки и сообщения.
    • Данные о владельце ТС. Юрлицо указывает название, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН.
    • ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
    • Сведения о транспортном средстве: тип (легковое или грузовое ТС), марку и модель, госномер, показания одометра, техсостояние ТС, дата и время выезда транспорта со стоянки и его заезда обратно.
    • Информацию о водителе: ФИО, сведения о предрейсововом и послерейсовом медосмотре.

    Как заполнять журнал

    Печатный вариант заполняйте от руки, вносите необходимые данные поочередно в каждую графу. Электронный заполняйте на компьютере.

    Бухгалтерский учет ГСМ

    Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 “Запасы”.

    Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 “Запасы” (он заменил ПБУ 5/01). О том, как изменились правила учета МПЗ, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.

    Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

    • по средней себестоимости;
    • по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

    Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

    Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

    Что будет, если не вести

    Журнал регистрации предрейсового инструктажа водителей по БДД — образец отчетности по охране труда. Если сотрудник на таком мероприятии не побывал, значит, работодатель не уполномочил его исполнять должностные обязанности.

    И если шофер выходит на рейс, получается, начальник фактически допустил его до работы без юридических оснований. Это является нарушением, предусмотренным частью 3 статьи 5.27 КоАП РФ . Организация заплатит штраф от 3000 до 5000 рублей.

    Заполняем ЭСМ-6

    Журнал заполняет прораб или другой уполномоченный на это сотрудник. Записи можно вносить вручную либо на компьютере с последующей распечаткой.

    Журнал состоит из титульного листа, четных страниц и нечетных. На титульном листе указывают наименование организации, код ОКПО, период, за который заполняется журнал.

    Четные листы

    В таблицу нужно внести такие сведения:

    1. Порядковый номер записи. Для каждого объекта нужно выделять только одну строку.
    2. Наименование транспортного средства. Это могут быть краны, бетононасосы, катки, экскаваторы, бульдозеры и т.д.
    3. Марку.
    4. Год выпуска.
    5. Инвентарный номер.
    6. Наименование и адрес объекта, на котором проводят строительные работы.
    7. Сколько часов машина отработала каждый день месяца. В клетку, соответствующую числу месяца, нужно вписать количество отработанных часов.

    Журнал учета работы строительных машин (механизмов) по форме ЭСМ-6. Часть 1

    Нечетные листы

    На данной странице отмечают:

    1. Сколько односменных и двусменных машино-дней было отработано за месяц.
    2. Сколько машино-часов получилось за месяц.
    3. Стоимость одного машино-часа и всех отработанных часов.
    4. Объем выполненных работ. Указывают единицы измерения и количество.
    5. Стоимость выполненных работ.
    6. Коэффициент выработки. Вычисляется путем нахождения частного от объема строительно-монтажных работ и балансовой стоимости строительной машины.
    7. Информацию о простоях, их причинах и времени. В клетке, соответствующей причине простоя, отмечают количество часов простоя.

    Журнал учета работы строительных машин (механизмов) по форме ЭСМ-6. Часть 2

    Документ составляют в одном экземпляре. После того как журнал будет полностью заполнен, его необходимо оставить на хранение в бухгалтерии в течение 5 лет.

    Если были выявлены фактические ошибки, например, неверно указаны суммы, количество отработанных часов и т.п., то для исправления применяют стандартный алгоритм. Прораб или другой ответственный за заполнение сотрудник должен зачеркнуть неверные сведения, в свободном месте рядом подписать верные, на полях или внизу листа поставить отметку «Исправленному верить», дату и подпись.

    Пример заполненной путевки

    Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

    Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.

    Путевой лист

    Итоги

    Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.

    Кто в нем расписывается

    В табличной части журнала подписи ставят две категории сотрудников: водители и ответственные за техсостояние транспорта лица.

    Образец

    Оформите титульный лист:

    Начат «____» _______________ 20__ года

    Окончен «___» __________ 20__ года

    Ответственный за ведение: ___________________________________________

    Подпись ответственного на титульном листе ставить не требуется, укажите его должность и Ф. И. О.:

    Образец журнала учета выхода автомобиля на линию и возврата с линии

    Далее заполните имеющиеся графы:

    Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

    Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

    Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

    Журнал учета путевых листов, образец заполнения

    Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан». В январе 2020 года водителю было выписано 3 путевки.

    Шаг 1. Заполняем титульную страницу, код ОКПО и наименование организации, указываем период, за который заполняем ЖУ.

    Шаг 2. Заполняем табличную часть. Прописываем номер путевки и дату выдачи. Указываем Ф.И.О. (полностью) водителя и его табельный номер. Ставим гаражный номер автомобиля. В примечании указываем пункт назначения и другую информацию.

    Шаг 3. Просим подписать ЖУ водителя, диспетчера и бухгалтера. Аналогичным образом отражаем остальные путевки.

    После заполнения журнала за месяц (или другой период, установленный в организации) его необходимо пронумеровать и прошить, поставить печать, указать количество листов на оборотной стороне журнала, дату прошивки ЖУ и заверить у руководителя.

    Срок хранения журналов

    Документ хранится в соответствии со сроками хранения нормативно-правовой документации на предприятиях (по законодательству или уставу). Обычно архивное хранение типовых форм осуществляется на протяжении не менее 5 лет. После журналы уничтожаются.

    Если его не вести

    Законом не предусмотрена обязанность ведения такого документа, поэтому и наказания за его отсутствие не предусмотрено. Если локальный акт устанавливает его обязательное наличие и обозначает ответственного сотрудника, работодатель вправе привлечь работника к ответственности (объявить выговор, сделать предупреждение).

    Собственник транспорта по факту каждого выпуска автомобиля на линию обязан вносить информацию об этом в другой документ. Для организаций обязателен журнал технического осмотра автомобиля перед выездом, который содержит сведения о предрейсовом техосмотре. Не имеет значения вид деятельности компании, его ведут все, у кого на балансе имеется транспорт. Следует руководствоваться:

    • ФЗ №196-ФЗ от 10.12.1995 «О безопасности дорожного движения»;
    • п. 15 «Порядка организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств», утвержденный приказом Министерства транспорта №296 от 08.08.2018.

    За отсутствие данных о техосмотре ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ предусмотрена ответственность в виде штрафа в размере:

    • 3000 руб. для граждан;
    • 5000 руб. для должностных лиц;
    • 30 000 руб. для юридических лиц.

    В 2017 году окончила НФИ КемГУ по специальности "юриспруденция". Начала работу помощником арбитражного управляющего (банкротство). Спустя 1,5 года перешла в администрацию бизнес-центра на должность руководителя юр. отдела. Сопровождаю бизнес.

    Сроки хранения и ответственность

    Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках). Определите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.

    Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ. То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию. Если этого не сделать, ИФНС выпишет штраф — 200 рублей за каждый документ.

    С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.

    Ответственность за отсутствие журнала в организации

    Контролер, диспетчер и автомеханик несут двойную ответственность за учет техсостояния транспорта.

    Дисциплинарные меры вводит в действие руководитель, который приказом и должностной инструкцией возлагает на подчиненного ряд обязанностей.

    В качестве наказания выступают: выговоры, лишение премий, штрафы. В случае неоднократных замечаний, а также жульничества со стороны водителей или ответственного лица делается соответствующая запись в трудовой книжке.

    В общем порядке предусматривается административная мера по ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП (отсутствие документа либо нарушения при заполнении):

    1. Для водителя штраф –до 3 тыс. руб.
    2. Для контролера (диспетчера) – до 5 000.
    3. Для ЮЛ (ИП) – до 30 000.

    Уголовная ответственность наступает в случае аварии, где пострадали люди, или был нанесен ущерб. Если выяснится, что допуск ТС был совершен с нарушениями, начальника подразделения привлекут сразу по нескольким статьям УК РФ (в зависимости от рода деятельности).

    Выводы

    Государство создает условия для безопасности дорожного движения. Предприятия и физлица с этой целью обязаны проводить мероприятия по предрейсовому контролю, которые задаются на федеральном уровне. Ведение журнала учета технического состояния автомобилей организовывается в зависимости от распределения ответственности. А его данные в первую очередь исследуются при проверках.

    Поэтому документ составляется не только без ошибок, но и своевременно (в период каждого осмотра ТС в присутствии водителей).

Оцените статью
Рейтинг автора
4,8
Материал подготовил
Егор Новиков
Наш эксперт
Написано статей
127
А как считаете Вы?
Напишите в комментариях, что вы думаете – согласны
ли со статьей или есть что добавить?
Добавить комментарий